(一)按法務部於101年11月1日以法律字第10103109040號函釋「按本法所定之公務機關，係指依法行使公權力之中央或地方機關或行政法人(本法第2條第7款參照)。

(二) 個資法與蒐集、公開(利用)相關之規定：

1. 個資法第5條：個人資料之蒐集、處理或利用，應尊重當事人之權益，依誠實及信用方法為之，不得逾越特定目的之必要範圍，並應與蒐集之目的具有正當合理之關聯。
2. 個資法第10條：公務機關或非公務機關應依當事人之請求，就其蒐集之個人資料，答覆查詢、提供閱覽或製給複製本。但有下列情形之一者，不在此限：

   (1)妨害國家安全、外交及軍事機密、整體經濟利益或其他國家重大利益。

   (2)妨害公務機關執行法定職務。

   (3)妨害該蒐集機關或第三人之重大利益。

3. 個資法第15條：「公務機關對個人資料之蒐集或處理，除第6條第1項所規定資料外，應有特定目的，並符合下列情形之一者：

     (1)執行法定職務必要範圍內。

     (2)經當事人書面同意。

     (3)對當事人權益無侵害。」

4. 個資法第16條：公務機關對個人資料之利用，除第6條第1項所規定資料外，應於執行法定職務必要範圍內為之，並與蒐集之特定目的相符。但有下列情形之一者，得為特定目的外之利用：

   (1)法律明文規定。

   (2)為維護國家安全或增進公共利益。

   (3)為免除當事人之生命、身體、自由或財產上之危險。

   (4)為防止他人權益之重大危害。

   (5)公務機關或學術研究機構基於公共利益為統計或學術研究而有必要，且資料經過提供者處理後或蒐集者依其揭露方式無從識別特定之當事人。

   (6)有利於當事人權益。

   (7)經當事人書面同意。

5.   個資法第19條第1項：非公務機關對個人資料之蒐集或處理，除第6條第1項所規定資料外，應有特定目的，並符合下列情形之一者：

     (1)法律明文規定。

     (2)與當事人有契約或類似契約之關係。

     (3)當事人自行公開或其他已合法公開之個人資料。

     (4)學術研究機構基於公共利益為統計或學術研究而有必要，且資料經

        過提供者處理後或蒐集者依其揭露方式無從識別特定之當事人。

     (5)經當事人書面同意。

     (6)與公共利益有關。

     (7)個人資料取自於一般可得之來源。但當事人對該資料之禁止處理或

        利用，顯有更值得保護之重大利益者，不在此限。

(三)依個資法第15條第1款及第16條本文所稱「法定職務」，依同法施行細則第10條第1款係指「法律、法律授權之命令所定公務機關之職務」；另個資法第16條第1項第1款、第19條第1項第1款所稱「法律」，依同法施行細則第9條係指「法律或法律具體明確授權之法規命令」。

(四)依個資法第5條及第16條本文規定，應注意個人資料之利用須在「必要範圍」內為之。

(五)各戶政事務所依「個人資料保護法」第二章第15條、第16條及第19條   

    規定審查各項申請案，必要時可請申請人(機關)提供相關法令或法定職務及業務用途，以資審查提供戶籍資料及名冊是否合於法令職掌範圍及特定目的，並請申請人(機關)依「個人資料保護法」相關規定，妥善保管運用，防止戶籍資料不當使用。