一、查個資法並非硬性規定一律皆須簽署同意書，如非公務機關基於勞工行政（代碼：114） 之特定目的且屬人事僱傭契約等關係之蒐集、處理（個資法第19條第1項第2款參照），則無須再得當事人書面同意，即得為之；若無涉上開契約關係之其他個人及家庭資料蒐集、處理，如無第19條第1項所定其他款項法律要件之適用（個資法第19條第1項參照），則須得當事人書面同意（個資法第19條第1項第5 款參照）。另應注意個資法第 19 條第 5 款所稱書面同意，指當事人經蒐集者告知本法所定應告知事項後，所為允許之書面意思表示（個資法第 7 條第 1 項參照）。此外，若係以書面同意書作為特定目的外利用之事由（個資法第 20 條第 1 項第 6 款參照），應注意個資法第 20 條第 1 項第 6 款所稱書面同意，指當事人經蒐集者明確告知特定目的外之其他利用目的、範圍及同意與否對其權益之影響後，單獨所為之書面意思表示（個資法第 7 條第 2 項參照）。

二、又公司將告知書與同意書列於同一書面而未明顯區隔，易造成員工混淆，而為概括同意。為避免員工混淆，於執行個資法第 8 條之告知說明，與同法第19條第5款、第20條第1項第6款需取得當事人書面同意而為特定目的外利用等情形，宜於不同書面，或另於同一書面之適當位置明顯區隔為之，始為適法。

三、按就業服務法第5條第2項第2款規定：「雇主招募或僱用員工，不得有下列情事：二、違反求職人或員工之意思，留置其國民身分證、工作憑證或其他證明文件，或要求提供非屬就業所需之隱私資料。」又上開隱私資料包括個人生活資訊，係指信用紀錄、犯罪紀錄、懷孕計畫或背景調查等。另雇主要求求職人或員工提供隱私資料，應尊重當事人之權益，不得逾越基於經濟上需求或維護公共利益等特定目的之必要範圍，並應與目的間具有正當合理之關聯（就業服務法施行細則第1條之1參照）。如有違反上述規定，則依就業服務法第67條第1項處以罰鍰。是以，「蒐集、處理及利用員工個人資料告知暨同意書」載明公司得蒐集、處理、利用及保有員工個人資料類別，應先視有無違反上開規定，尚不得僅據該書面同意書而予以免責。

（摘自「法務部102年12月5日法律決字第10200683890號及102年12月5日法律決字第10200683900號函」-本函全文可於本部全球資訊網點選「法務部主管法規查詢系統」查詢）。